Bossware

Di tempat kerja antara atasan serta pekerja mungkin tidak selalu sependapat dalam banyak hal. Namun, lepas dari semua itu, ada hal lain yang menjadi masalah baru, yaitu perangkat lunak pengawasan karyawan atau biasa disebut Bossware atau Tattleware yang bisa semakin membuat jarak antara boss dan karyawan.

Bossware dapat membantu melindungi perusahaan dari pencurian dan risiko hukum, dan bahkan mendorong peningkatan penting dalam produktivitas. Tapi itu juga merupakan ladang ranjau privasi yang pada akhirnya dapat mendemotivasi karyawan dan mengekspos perusahaan ke tuntutan hukum.

Namun di era baru bekerja dari mana saja, manajer semakin tergoda untuk memantau tenaga kerja mereka. Mengingat apa yang dipertaruhkan, perencanaan yang cermat harus menjadi semboyan bagi perusahaan mana pun yang mempertimbangkan pemantauan karyawan.

Apa Itu Bossware?

Bossware adalah istilah umum untuk berbagai alat pelacakan karyawan. Meskipun fungsionalitas perangkat lunak tersebut bervariasi, pada tingkat tinggi ia akan melacak program apa yang digunakan pekerja dan berapa lama.

Pengawasan yang lebih mengganggu mungkin merekam layar pekerja dan mencatat penekanan tombol mereka. Bossware idealnya akan diinstal pada PC atau perangkat karyawan dengan sepengetahuan dan persetujuan eksplisit mereka, meskipun tidak selalu demikian.

Pemantauan karyawan lebih populer daripada yang orang kira, didorong oleh lonjakan kerja jarak jauh yang dipicu oleh pandemi.

Satu studi menemukan bahwa 60% perusahaan dengan pekerja jarak jauh sekarang menggunakan beberapa bentuk bossware, dan 88% dari mereka telah memecat pekerja setelah menerapkan perangkat lunak tersebut. Itu mungkin karena lebih dari setengah (53%) pekerja yang aktivitasnya dipantau ditemukan menghabiskan tiga jam atau lebih setiap hari untuk aktivitas non-kerja.

Pemantauan dapat mencakup:

• Email (konten dan pengirim/penerima)

• Riwayat peramban

• Penggunaan aplikasi

• Layar komputer dan penekanan tombol

• Webcam

• Penggunaan telepon dan konten panggilan

• Rekaman CCTV (di kantor)

• Pelacakan kendaraan GPS

• Akses pelacakan lokasi lencana

• Pelacakan kebugaran tanda-tanda vital dan suasana hati

Pro dan Kontra

Pendukung Bossware mengatakan bahwa penggunaan perangkat lunak pemantauan secara bijaksana dapat membantu perusahaan mereka dalam beberapa hal, seperti:

• Melacak tingkat stres di antara tenaga kerja

• Membantu meningkatkan produktivitas – dengan menunjukkan pekerja mana yang kurang fokus dan mana yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas manual dan berulang yang dapat dioptimalkan

• Membangun tempat kerja yang lebih adil dengan memastikan semua orang bekerja keras

• Memitigasi risiko kebocoran data yang disengaja/tidak disengaja dan kesadaran keamanan yang buruk

Potensi Kerugian

• Karyawan dapat menemukan solusi, sehingga meniadakan keuntungan potensial

• Pelacakan berbasis komputer/perangkat yang terbatas mungkin gagal mencatat waktu yang dihabiskan untuk berpikir, memecahkan masalah, dan tugas-tugas non-digital lainnya – memberi manajer pandangan rabun tentang produktivitas pekerja

• Ini meningkatkan tingkat stres, dan dapat menurunkan motivasi staf dan melemahkan moral

• Privasi dan implikasi hukum bagi pemberi kerja

Implikasi Hukum dan Privasi

Undang-undang privasi dan perlindungan data modern menambah lapisan risiko tambahan bagi organisasi yang ingin menerapkan bossware. Penting agar skema apa pun diterapkan sesuai dengan undang-undang dan peraturan setempat.

• GDPR di seluruh UE memang mengizinkan pemantauan tempat kerja, tetapi dalam serangkaian pedoman khusus. Perusahaan harus membuat kebijakan yang jelas untuk memberi tahu staf mereka tentang skema pemantauan karyawan apa pun, dan bekerja keras untuk membuat penyebaran sedapat mungkin tidak mengganggu. Pemantauan terselubung dan menyeluruh terhadap hal-hal seperti penggunaan internet dan konten komunikasi tidak diperbolehkan. Perusahaan yang ingin memantau komunikasi pribadi seperti email juga harus menguraikan dasar hukum yang jelas untuk melakukannya. Dan ada aturan ketat untuk melindungi data karyawan apa pun, memastikan data itu hanya digunakan untuk tujuan pengumpulannya, dan hanya informasi relevan yang dikumpulkan, untuk waktu minimum yang diperlukan.

• Di Indonesia, diatur dalam Undang-undang 19 tahun 2016 pasal 26 ayat 1 bahwa: “Kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan, penggunaan setiap informasi melalui media elektronik yang menyangkut data pribadi seseorang harus dilakukan atas persetujuan Orang yang bersangkutan”. Sedang mengenai email, ini diatur melalui UU ITE mengatakan bahwa dalam pemanfaatan teknologi informasi, perlindungan data pribadi merupakan salah satu bagian dari hak pribadi (privacy rights). Oleh karena itu, untuk dapat mengakses data e-mail pegawai baik yang menggunakan akun e-mail kantor dan/atau akun e-mail pribadi (misal: yahoo mail, gmail, hotmail), maka perusahaan memerlukan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan.

Praktik Pemantauan Staf yang Baik

Harus jelas dari penjelasan di atas bahwa pemantauan karyawan bukanlah inisiatif di tempat kerja yang bisa dianggap enteng. Tidak ada dua organisasi atau kerangka hukum yang serupa, namun beberapa praktik terbaik tingkat tinggi dapat meliputi:

Pertimbangkan dan uraikan dasar hukum untuk mengimplementasikan skema tersebut.

Pastikan pemantauan diperlukan dan proporsional dan tidak terlalu mengganggu kehidupan karyawan Anda.

1. Pertimbangkan sejauh mana pemantauan Anda. Apakah ini termasuk email, penggunaan aplikasi dan internet, serta panggilan? Untuk menghindari masalah hukum, mungkin berguna untuk mengingatkan staf agar hanya menggunakan perangkat pribadi mereka untuk urusan pribadi, dan hanya perangkat kerja untuk urusan perusahaan.

2. Setransparan mungkin dengan staf tentang apa yang Anda rencanakan dan mengapa – didokumentasikan secara lengkap dalam kebijakan yang jelas dan standar.

3. Pastikan setiap data yang dikumpulkan dilindungi dari kehilangan, kerusakan, atau pencurian dan hanya dapat dilihat oleh pengguna yang berwenang.

4. Ikuti praktik minimisasi data dengan menghapus data yang dikumpulkan segera setelah tidak diperlukan lagi.

5. Pertimbangkan alternatif untuk pemantauan staf seperti sesi pelatihan dan/atau tinjauan kinerja reguler.

6. Pertimbangkan apakah pemantauan diperlukan di seluruh organisasi atau jika dapat dibatasi pada bagian bisnis yang lebih kecil.

Kebijakan terbaik akan mencapai keseimbangan yang sulit tetapi perlu antara tuntutan bisnis organisasi dan hak privasi karyawannya. Transparansi dan dialog adalah kunci untuk mempertahankan staf di era baru kerja hybrid.

Sumber berita:

WeLiveSecurity