Mitigasi Spionase Perusahaan

Kejahatan orang dalam atau insider merupakan ancaman nyata yang bisa menempatkan perusahaan dalam masalah besar. Menindaklanjuti ancaman ini perusahaan harus melakukan mitigasi spionase perusahaan.

Terdapat peningkatan yang stabil dalam jumlah insiden yang melibatkan spionase perusahaan, khususnya kasus-kasus di mana orang dalam (insider) merupakan aktor jahatnya.

Di era ketika risiko-risiko tersebut meningkat, perlindungan terhadap informasi sensitif perusahaan menjadi hal yang sangat penting.

Berikut lima strategi utama yang harus diterapkan perusahaan untuk mencegah dan melakukan mitigasi spionase perusahaan.

1. Perjanjian Kerahasiaan

Perjanjian kerahasiaan atau Non Disclosure Agreement (NDA) merupakan hal mendasar dalam perlindungan informasi sensitif. Hal ini sangat penting ketika berbagi akses terhadap teknologi, data, atau dokumen hak milik. Tidak adanya NDA dapat membuat perusahaan menghadapi risiko besar, termasuk pengungkapan tanpa izin dan penyalahgunaan informasi rahasia.

Meskipun bantuan hukum mungkin masih tersedia tanpa NDA, perjanjian ini menawarkan manfaat yang signifikan. Hal ini mencakup alasan yang jelas untuk mengambil tindakan atas pelanggaran, potensi kerugian yang dapat dilikuidasi, dan kemampuan untuk menentukan forum pilihan untuk perselisihan apa pun.

Oleh karena itu, perusahaan harus menerapkan NDA setiap kali mereka melakukan aktivitas yang dapat mengungkap informasi sensitif. Persyaratan ini tidak boleh dinegosiasikan, terlepas dari anggapan bahwa pihak lain dapat dipercaya atau reputasinya.

2. Ketahui dan Kendalikan Rahasia Dagang Anda

Tampaknya sudah jelas bahwa perusahaan mana pun yang ingin melindungi rahasia dagangnya harus dapat mengidentifikasi rahasia dagangnya secara ringkas. Namun proses identifikasi dapat menjadi tantangan karena perkembangan teknologi tidak menentu.

Perusahaan mungkin menyimpulkan bahwa waktu dan uang yang diperlukan untuk menentukan rahasia dagang apa yang mereka miliki sebaiknya dihabiskan di tempat lain, termasuk untuk pengembangan produk itu sendiri.

Kegagalan melakukan investasi dalam identifikasi rahasia dagang membawa dua risiko serius. Pertama, perusahaan yang tidak cukup memahami rahasia dagangnya akan kesulitan mengendalikan akses terhadap rahasia dagang tersebut, yang pada gilirannya akan mengganggu upaya mereka untuk melindungi rahasia dagang tersebut dari penyelewengan.

Kedua, pengadilan sering kali menolak tuntutan dari perusahaan yang tidak mampu mengidentifikasi rahasia dagang mereka secara memadai. Dengan mempertimbangkan risiko-risiko ini, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan menerapkan program untuk memahami rahasia dagang mereka dan membatasi siapa saja di dalam perusahaan yang memiliki akses terhadap rahasia tersebut.

3. Lakukan Uji Tuntas

Uji tuntas adalah proses penting yang harus dilakukan perusahaan sebelum membagikan informasi sensitif kepada mitra bisnis, vendor, calon investor, karyawan, dan kontraktor. Hal ini harus mencakup peninjauan komprehensif terhadap latar belakang, reputasi, dan praktik bisnis pihak lain, termasuk memeriksa referensi, meninjau catatan publik, dan melakukan wawancara.

Jika ada tanda bahaya yang muncul selama proses uji tuntas, perusahaan harus menahan diri untuk tidak melanjutkan proses tersebut tanpa adanya jaminan atau perlindungan yang memadai.

Hal ini mungkin memerlukan pencarian informasi tambahan, memerlukan perlindungan kontrak lebih lanjut, atau bahkan memutuskan untuk tidak melanjutkan transaksi atau hubungan. Tindakan yang konsisten berdasarkan temuan uji tuntas merupakan langkah penting dalam mencegah spionase perusahaan.

Uji tuntas tidak boleh terbatas pada pihak eksternal saja. Spionase perusahaan semakin banyak dilakukan oleh orang dalam, sehingga melakukan uji tuntas terhadap karyawan dan kontraktor independen sama pentingnya.

Hal ini dapat melibatkan pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan referensi, dan pemantauan berkelanjutan terhadap perilaku dan kinerja berdasarkan tingkat sensitivitas materi yang dapat diakses oleh individu. Memastikan bahwa individu-individu ini dapat dipercaya dan diandalkan sangat penting bagi keseluruhan strategi perusahaan untuk mencegah spionase perusahaan.

4. Latih Karyawan dan Kontraktor Independen Anda

Karyawan — dan terkadang kontraktor independen — sering kali berperan sebagai penjaga data milik perusahaan. Namun, mereka mungkin tidak selalu mampu mengidentifikasi aktivitas mencurigakan atau mengetahui cara merespons dengan tepat.

Oleh karena itu, perusahaan harus berinvestasi dalam program pelatihan komprehensif yang mendidik karyawan tentang potensi ancaman dan membekali mereka dengan keterampilan untuk merespons secara efektif.

Tenaga kerja yang terlatih dapat menjadi alat pencegah yang kuat terhadap spionase perusahaan. Pelatihan harus mencakup berbagai topik, termasuk identifikasi perilaku mencurigakan, pentingnya menjaga kerahasiaan informasi sensitif, dan langkah-langkah tepat yang harus diambil jika potensi ancaman teridentifikasi. Kursus penyegaran rutin dapat membantu menjaga pengetahuan ini selalu diingat oleh karyawan.

Pentingnya pelatihan karyawan tidak bisa dilebih-lebihkan. Pelaku potensial cenderung tidak menargetkan perusahaan yang karyawannya waspada dan memiliki pengetahuan tentang protokol keamanan.

Selain itu, karyawan yang dilatih untuk mengenali dan merespons ancaman dapat membantu mencegah insiden sebelum terjadi dan membantu penyelesaian masalah dengan cepat ketika masalah tersebut muncul.

Hal ini tidak hanya melindungi informasi sensitif perusahaan, namun juga berkontribusi terhadap budaya keamanan yang dapat meningkatkan ketahanan perusahaan secara keseluruhan terhadap spionase perusahaan.

5. Segera Selidiki Aktivitas yang Diduga

Jika perusahaan mencurigai adanya akses tidak sah atau penyalahgunaan informasi kepemilikannya, perusahaan harus segera bertindak.

Hal ini melibatkan keterlibatan vendor dan pengacara yang tepat untuk menyelidiki masalah tersebut. Waktu seringkali sangat penting dalam situasi ini, dan penundaan dapat berdampak negatif terhadap kemampuan perusahaan dalam memitigasi kerusakan.

Perusahaan harus memastikan bahwa bukti potensial, seperti dokumen, data, dan materi relevan lainnya, disimpan dengan baik. Hal ini mungkin melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk mengamankan bukti fisik dan membuat cadangan data digital. Pada saat yang sama, perusahaan harus memperhatikan masalah privasi dan potensi kewajiban pengungkapan kepada regulator.

Melibatkan pengacara dalam proses investigasi sangatlah penting karena beberapa alasan. Pertama, pengacara dapat memastikan bahwa bukti disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dipertahankan dalam proses hukum berikutnya.

Hal ini mungkin tidak hanya mencakup pemberian nasihat mengenai metode yang tepat untuk menemukan dan menyimpan informasi, namun juga menjaga catatan yang jelas tentang semua tindakan yang diambil. Kedua, melibatkan pengacara dapat membantu membangun hak istimewa pengacara-klien dan produk kerja.

Hak istimewa ini melindungi komunikasi dan materi sensitif agar tidak diungkapkan dalam litigasi, sehingga membantu menjaga kerahasiaan penyelidikan internal perusahaan.

Namun, hak-hak istimewa ini rumit dan dapat dengan mudah diabaikan jika tidak dikelola dengan baik, sehingga sangat penting untuk memiliki penasihat hukum berpengalaman yang memandu proses ini.

Ambil Pendekatan Beragam

Mencegah dan melakukan mitigasi spionase perusahaan memerlukan pendekatan multifaset. Seperti dengan:

• Menerapkan perlindungan hukum yang ketat.
• Melakukan uji tuntas secara menyeluruh.
• Menggunakan praktik komunikasi yang aman.
• Memberikan pelatihan karyawan yang komprehensif dan
• Merespons aktivitas yang dicurigai dengan cepat dan efektif.

Dengan menerapkan hal tersebut perusahaan dapat secara signifikan meningkatkan perlindungan mereka terhadap spionase perusahaan dan melindungi aset mereka.

Sumber berita:

WeLiveSecurity